Arkistot: Portfolios

Joskus saatat joutua keräämään ja yhdistämään asiakirjatietoja monista eri lähteistä. Haluat esimerkiksi hakea grafiikkaa, karttoja, kuvia tai tekstilauseet ulkoisista käyttöliittymistä ja yhdistää nämä elementit ulkoasumalleihin ja asiakastietoihin. Perinteisesti tämä on mahdollista vain kalliilla räätälöidyllä ohjelmoinnilla.

Tekniset asiakirjat voivat perustua laajoihin ja monimutkaisiin tietorakenteisiin. Ne voivat olla pitkiä, kymmeniä tai satoja sivuja, sisältää kuvia, taulukoita, viitteitä ja teknisiä kaavoja. Niiden sisällön hallinta ja helppolukuisten ulkoasujen tuottaminen voi olla hyvin haastavaa, varsinkin jos sisältö halutaan esittää asiakkaalle helposti luettavassa muodossa.

Tyypillinen myyntiprosessi alkaa CRM-tietokantaan tallennetuista asiakastiedoista. Ensin laaditaan asiakkaalle ehdotus ja sitten varsinainen tilaussopimus allekirjoitettavaksi. Tässä prosessissa haluat säilyttää tapauskohtaiset tiedot tietokannassa (tietokannoissa), jotta voit käyttää niitä uudelleen ja hakea niitä myöhemmin. Lakimiesten ja tuoteasiantuntijoiden olisi kuitenkin voitava helposti ylläpitää ehdotus- ja sopimusmalleja.

Asiakirjat on tallennettava asiakirjahallintajärjestelmään (-järjestelmiin) ja allekirjoitettava sähköisesti jossakin allekirjoituspalvelussa. Tallennettujen asiakirjojen metatietoja ja sähköisen allekirjoituksen parametreja on hallinnoitava keskitetysti. Käyttäjän näkökulmasta tämän prosessin pitäisi olla mahdollisimman helppo ja suoraviivainen.

Työntekijät muokkaavat asiakirjoja keskitetysti hallinnoiduista Microsoft Office -asiakirjamalleista. Brändi-, laatu- ja lakiasiantuntijoiden tehtävänä on hallinnoida malleja ja varmistaa tuotettujen asiakirjojen vaatimustenmukaisuus.

Asiakirjoja tuotetaan eri palvelukanavista: verkkokaupasta, mobiilisovelluksista, ERP-, CRM- tai muista operatiivisista sovelluksista. Näiden asiakirjojen on aina oltava organisaation brändin ja oikeudellisten ohjeiden mukaisia ja yhdenmukaisia keskenään.

Tuotat asiakirjoja eri tuotemerkeillä, eri kielillä tai useissa maissa, joissa on erilainen lainsäädäntö. Nämä asiakirjat sisältävät yleensä samoja rakenteisia tietoja, ja ne tuotetaan yhteisistä sovellusjärjestelmistä.