Tuotettaviin dokumentteihin on usein tarpeen liittää sisältöä eri tietolähteistä. Miten tuoda automaattisesti kaavioita, karttoja, kuvia tai tekstifraaseja ulkoisista rajapinnoista ja yhdistää ne dokumenttipohjiin ja asiakastietoihin?
Työntekijöille on tarve tarjota kaikille yhteinen kokoelma älykkäitä dokumenttipohjia, joista he valitsevat sopivan luodessaan Wordissa uuden dokumentin. Dokumenttipohjia ylläpitävät brändi- ja laatuvastaavat sekä juristit, jotka kukin osaltaan vastaavat tuotettavien dokumenttien sisällöstä, ajantasaisuudesta ja yhdenmukaisuudesta.
Tavanomaisen myyntiprosessin lähtötilanteessa asiakkaan tiedot ovat tallennettuna CRM-järjestelmään. Myyjä valmistelee asiakkaalle aluksi tarjouksen ja asiakkaan hyväksyttyä sen toimittaa tarjousta vastaavan sopimuksen allekirjoitettavaksi. Prosessin aikana tarjouksen ja sopimuksen sisältötiedot kannattaa säilyttää CRM-järjestelmässä, jotta ne ovat uudelleenkäytettävissä ja niihin voidaan tehdä hakuja jälkikäteen.
Ohjaa ja automatisoi dokumenttien tallennus- ja käyttöprosessi niin, että käyttäjien ei tarvitse erikseen syöttää tietoja tai puuttua työnkulkuun silloin, kun esim. arkistointitiedot tai sähköisen allekirjoituksen käyttö voidaan päätellä dokumentin taustatietojen perusteella. Dokumenttikohtaiset metatiedot sopivat luontevasti tällaiseen automatisointiin. Miten metatietojen hallinta tulee toteuttaa, jotta kaikissa tuotetuissa dokumenteissa on kattavat ja yhdenmukaiset metatiedot ja metatietojen hallinta voidaan tehdä keskitetysti?
Automaattisesti tuotettavat tekniset dokumentit perustuvat usein laajoihin ja monimutkaisiin datarakenteisiin. Dokumentit voivat olla pitkiä, kymmenistä satoihin sivuihin. Dokumenteissa voi olla vaihtuvia sivuasetteluja, kuvia, taulukoita, viittauksia ja teknisiä kaavoja. Tällöin dokumenttipohjien suunnittelu ja kytkeminen sisällön pohjana olevaan dataan voi olla hyvin haastavaa, erityisesti jos vaatimuksena on tuottaa asiakkaalle viimeisteltyjä ja helppolukuisia dokumentteja.
Moniasiakasympäristössä samoja dokumentteja tuotetaan usealle asiakkaalle, brändille, maaorganisaatiolle tai liiketoimintayksikölle. Dokumenttien tietosisältö ja rakenne ovat asiakas- tai bränditietoja lukuun ottamatta kaikille yhteiset ja ne tuotetaan yhteisistä tietojärjestelmistä. Miten dokumenttipohjia ja brändejä hallitaan tehokkaasti tällaisessa moniasiakasympäristössä?
Dokumentteja tuotetaan tyypillisesti useissa eri palvelukanavissa: verkkokaupassa, mobiilisovelluksissa, ERP- ja CRM-järjestelmissä sekä muissa operatiivisissa järjestelmissä. Kaikissa näissä tuotettujen dokumenttien tulee olla ajantasaisia sekä yhdenmukaisia brändi-ilmeeltään, ulkoasultaan ja sisällöltään. Miten huolehditaan, että nämä vaatimukset toteutuvat kustannustehokkaasti?
